Binnen CharityMail is een krachtige CRM/DM-database geïntegreerd.
Je kunt er je totale adressenbestand in vastleggen, adressen snel zoeken op verschillende sleutels, en je kunt er eenvoudig donateurs, vrijwilligers en andere relaties mee groeperen. Je kunt de vastgelegde informatie van bijvoorbeeld je donateurs ook gebruiken in de emails. Dus niet alleen de naam - Beste Arnold, Geachte heer Janssens - maar je zou ook bijvoorbeeld de stad of de straatnaam of het project binnen je mail kunnen integreren.
Eenvoudig importeren van je huidige relaties en/of handmatig invoeren
Uw huidige relaties (donateurs, vrijwilligers, medewerkers, leveranciers en dergelijke) zijn waarschijnlijk digitaal opgeslagen. En misschien wel in verschillende bestanden. Bijvoorbeeld in een CRM- en/of boekhoud- programma, in Outlook, Excel en wellicht staan sommige ook nog op papier. CharityMail maakt het makkelijk.
Vanuit bijna alle systemen met een exportfunctie kun je exporteren naar Excel*. Vervolgens klik je op de importbutton en je adressen worden automatisch ingevoerd. Je kunt op deze wijze verschillende relatiegroepen toevoegen. Dus ook bijvoorbeeld de adressen die je extern hebt aangeschaft.
Donateursgroepen/segmenten
Je kunt eenvoudig donateurs en andere relatiegroepen in groepen/segmenten verdelen. Bijvoorbeeld op kenmerken als locatie, soort donateur, projectsponsor, leeftijd, gezinssamenstelling en dergeijke. Je kunt dan snel gericht mailen. Ook kun je segmenten maken van vrijwilligers, medewerkers, leveranciers, pers, overheden en dergelijke. Je koppelt eenvoudig een mail aan één of meer segmenten, klik en weg is de mail.
Personaliseren
In principe kun je alle gestructureerd vastgelegde velden automatisch laten invoegen in iedere mail. Dus niet alleen de naam van de ontvanger, maar wanneer bijvoorbeeld een donateur is gekoppeld aan een project, kun je ook de projectnaam in de tekst integreren. Je kunt dus, hoewel je duizenden emails verzendt, toch zeer persoonlijk een op een met je donateurs en/of vrijwilligers communiceren.
Eenvoudig selecties maken
Je kunt eenvoudig zelf selecties maken op verschillende kenmerken. Dit betekent dat je bijvoorbeeld kunt selecteren op donateurs die geworven zijn de laatste acht maanden om die de upgrade mailing te zenden. Of je maakt een selectie van een bepaalde groep projectdonateurs, etc.
Afspraken en agenda
Binnen de organisatie zijn er vast veel contactmomenten met donateurs en vrijwilligers. Ter ondersteuning kun je afspraken vastleggen in de gezamenlijke agenda (Google), je kunt terugbelafspraken en contactmomenten vastleggen, zodat intern met een paar muisklikken helder is wie, wie, wanneer, heeft gesproken en wat de status van het contact is. Dit kan zeer handig zijn, zeker wanneer er spake is van veel contactmomenten met vrijwilligers.
Autoresponse
Wanneer je bijvoorbeeld een donateur een nieuwsbrief zendt, dan kun je een autoresponse aanmaken. Je kunt dan instellen wat de vervolgactie moet zijn. Wanneer bijvoorbeeld iemand reageert op meer informatie, kun je deze vervolgens automatisch laten verzenden. Of wanneer iemand niet heeft gereageerd binnen vijf dagen, dan volgt mail twee, etc.
Automatische opvolgacties afhankelijk van het klikgedrag
Je hebt de mogelijkheid om bijvoorbeeld wanneer een donateur klikt op een bepaalde link die naar een site gaat.(bijvoorbeeld naar een project), ervoor te zorgen dat hij of zij automatisch een aantal uren later een speciale mail ontvangt over dat onderwerp, inclusief de link om zich als donateur aan te melden voor dat project.
Intelligente anticiperende testmogelijkheden
Wanneer je de effectiviteit wilt weten van een mailcampagne aan een grote groep donateurs, dan is het verstandig eerst te testen. Dit systeem biedt standaard een unieke functionaliteit. Zo kun je testgroepen automatisch laten aanmaken (split testing) en kun je verschillende groepen verschillende mails laten zenden met steeds andere accenten. Bijvoorbeeld: je wilt weten welke aanhef of onderwerp het beste scoort (lees: de mate waarin men jouw email leest). Je kunt dan eenvoudig verschillende versies verzenden en meten welke mail het het beste doet. Je kunt het systeem zelfs zo instellen dat na de verzending van vier groepen van honderd mails, het systeem automatisch de winnende mail zal zenden naar alle overige adressen.
*Je moet natuurlijk wel zorgen dat je Excellijst geordend is, dus de emailadressen en de namen en dergelijke gescheiden.
